Formation Programme adapté distanciel

Programme de la formation

Modules au choix :

• Administration du logiciel

  I – Organisation des données de travail Les fichiers HFSQL L'organisation des répertoires de Gestan II – Paramétrage général de l'application (courant) Paramétrage de l'entreprise Paramètres de gestion des contacts Paramètres de gestion des devis, factures, et autres pièces client et fournisseur (selon les cas) Paramètres détaillés de gestion des produits et des stocks (selon les cas) Paramètres de gestion des actions et des interventions Paramètres de gestion des machines (selon les cas) Paramètres de gestion des temps de travaux Autres paramètres (dont paramètres d'envois de mail) III – Éléments complémentaires de paramétrage Le référentiel (pays, codes postaux, équivalences d'unités, etc.) La gestion des extensions de Gestan IV – La gestion des Utilisateurs Enregistrement des utilisateurs La gestion des messages-type Gestion des menus, boutons, widgets des utilisateurs La gestion des privilèges d'accès aux fichiers La gestion des privilèges d'accès aux pièces La gestion des autres privilèges de gestion V – Les outils de traitement de données en masse L'importation de données dans Gestan : importation de fichiers texte VI – Les outils techniques d'administration L'utilitaire de réindexation des fichiers L'utilitaire de mesure et d'optimisation des performances (volumétries importantes) L'outil d'audit des données La maintenance automatique mensuelle Transmettre des données au support technique Historique des modifications des fichiers sensibles

• Administration avancée

  I – Organisation des données de travail Les fichiers HFSQL L'organisation des répertoires de Gestan L'organisation de la sauvegarde en mode Classique Utilisation de Gestan en mode Client/Serveur Le serveur HFSQL II – Paramétrage général de l'application (détaillé) Paramétrage de l'entreprise Paramètres de gestion des contacts Paramètres de gestion des devis, factures, et autres pièces Paramètres détaillés de gestion des produits et des stocks (selon les cas) Paramètres de gestion des actions et des interventions Paramètres de gestion des machines (selon les cas) Paramètres de gestion des temps de travaux Autres paramètres (dont paramètres d'envois de mail) III – Éléments complémentaires de paramétrage Le référentiel (pays, codes postaux, équivalences d'unités, etc.) La gestion des extensions de Gestan La gestion multi-entreprise Paramétrage des champs complémentaires Ecrans de remplacements, onglets supplémentaires La traduction des libellés (selon les cas) Paramètres pour l'envoi de SMS (selon les cas) IV – La gestion des Utilisateurs Enregistrement des utilisateurs La gestion des messages-type Gestion des menus, boutons, widgets des utilisateurs La gestion des privilèges d'accès aux fichiers La gestion des privilèges d'accès aux pièces La gestion des autres privilèges de gestion V – Les outils de traitement de données en masse L'importation de données dans Gestan : importation de fichiers texte Charger un inventaire Réaffectation des contacts, actions, interventions Modification des catégories de contacts Mise à jour des champs paramétrables Mouvements de stock : supprimer, apurer, remettre à zéro (selon les cas) Épuration des temps de travaux, des actions Réimputation des écritures VI – Les outils techniques d'administration L'utilitaire de réindexation des fichiers L'utilitaire de mesure et d'optimisation des performances (volumétries importantes) L'outil d'audit des données La maintenance automatique mensuelle Transmettre des données au support technique Historique des modifications des fichiers sensibles Le journal des événements - le log des connexions Exporter et importer une base Gestan Forcer un identifiant Cloner une base pour tests Sessions ouvertes et ordinateurs connectés L'utilitaire de contrôle des connexion HTTP et MySQL L'exécution d'une procédure cryptée

• Gestion des produits

  PROGRAMME I – Concepts et définitions Les concepts de la gestion des produits dans Gestan : familles et types, sous-familles, produits-modèle et produits composés Les équivalences de produits (selon les cas) Gestion des prix (HT v/s TTC), taux de marge objectif Paramétrage des champs complémentaires produit Les unités d'achat et de vente, paramétrage des équivalences d'unité Selon les cas : Gestion des DEEE Gestion des lots de fabrication La nomenclature (codification standardisée) des produits II – Gestion des produits Enregistrer un produit simple (marchandise) Enregistrer un produit composé (produit fini) Enregistrer un produit-modèle Les produits hors catalogue Le programme de modification en masse des produits III – Gestion des tarifs Gestion des tarifs fournisseur Gestion des tarifs spéciaux Les outils de modification en masse des tarifs IV – Reporting et statistiques Les états disponibles pour les produits

• Gestion des stocks

  PROGRAMME I – Concepts et définitions Les différents types de stock et niveaux de stock Gestion des stocks en mode simple v/s mode automatique Les emplacements de stock et la gestion des niveaux par emplacements (selon les cas) Les options de réapprovisionnement Calcul du prix d'achat moyen pondéré Méthodes d'évaluation des stocks : PEPS ou CUMP II – Gestion des stocks Enregistrer un mouvement de stock hors pièce Réaliser une entrée de stock réelle à partir d'une pièce, et une entrée de stock virtuelle Réaliser une sortie de stock réelle à partir d'une pièce, et une sortie de stock virtuelle Vérifier le stock potentiel et le stock virtuel d'un produit composé Le traitement des reliquats La gestion des recomplètements III – Stats et reportings Écrans de suivi et états disponibles pour les stocks Réaliser un inventaire Utilisation d'une douchette laser pour la saisie ou l'inventaire (démo extension SCAN)

• Gestion des contacts

  I - Gestion des contacts Le concept de Contact : client, prospect, PSP, autres Enregistrer les données d'un contact Options disponibles de la gestion des contacts : données gérées, typologie, segmentation Le référentiel des pays, civilités, codes postaux, téléphones Les champs complémentaires Contact La gestion des destinataires mails (professionnels) La gestion des différentes adresses La liste des contacts par catégories II – Gestion des sociétés Le concept de Société et son intérêt dans Gestan Société v/s Fournisseur Enregistrer les données des sociétés et des fournisseurs Les champs complémentaires Société III - Activité quotidienne Gestion des appels téléphoniques, mails et courriers, rendez-vous Gestion des mails-type, courriers-typs, SMS-type Le planning des rendez-vous et des autres actions La gestion des documents Le gestion des groupes de routage et la réalisation de mailings Gestion de adhésions et des versements (selon les cas) Importer et exporter les données contact et société Gestion des contrats et des matériels (mention pour mémoire - voir module 6b)

• La facturation Clients

  I – Devis et commandes Établir un devis, suivre les échéances de devis Générer une pièce à partir d'une autre pièce et liens entre les pièces Établir une commande, suivre les commandes de manière détaillées Encaisser un acompte sur un devis II – Facturation Établir une facture, un avoir Régler une facture par un avoir Gestion des échéanciers de facturation Facturation à l'avancement (suivi de chantier) Encaisser une facture Traitement des acomptes Vérifier la marge sur facture Facturation sur matériel, facturation des interventions, des temps de travaux Certifier numériquement une facture Le format Factur-X III – Bons de livraison Établir un bon de livraison IV – Statistiques et reporting États de facturation client Écrans de suivi de la facturation client Suivi des transformations de pièces Palmarès client Objectifs de vente Suivi de la traçabilité des modifications Liens avec la gestion des stocks (selon les cas)

• La facturation Fournisseurs

  I – Demandes de prix et commandes fournisseur Établir une demande de prix Sélectionner le fournisseur le plus intéressant Générer une pièce à partir d'une autre pièce et liens entre les pièces (pour mémoire) Établir une commande fournisseur directement Établir une commande fournisseur à partir de pièces client Régler un acompte sur une commande fournisseur II – Facturation fournisseur Enregistrer une facture fournisseur, un avoir fournisseur Traiter les avoirs fournisseur Régler une facture fournisseur Suivi de l'historique des prix d'achat Le format Factur-X III – Bons de réception Établir un bon de réception IV – Mise à jour des tarifs fournisseur Mise à jour à partir d'un fichier excel ou texte Utilisation de l'écran de modification de masse des produits IV – Statistiques et reporting Suivi de la facturation fournisseur Suivi de la traçabilité des modifications (pour mémoire) Liens avec la gestion des stocks (selon les cas)

• Actions et interventions

  I – Gestion des actions Le concept d'action Gestion courante des actions (hors maintenance) Suivi du déroulement d'une action Le planning des actions Planification des actions : les actions planifiées La to-do list Les actions de type maintenance Les opérations de maintenance : épurer, réaffecter II – Gestion des interventions Le concept d'intervention Gestion courante des d'interventions Enregistrer les ingrédients d'intervention Lier l'intervention à un matériel Planning des interventions Facturer les interventions et les ingrédients L'application InterWeb, gestion des interventions sur le terrain

• Gestion des projets et temps de travaux

  I – Gestion des projets Le concept de projet Enregistrement d'une projet : code affaire, statut, genre Enregistrement d'une tâche liée au projet : les différents modes de facturation. La liaison avec un produit Affectation des tâches aux utilisateurs. Gestion des droits d'affectation. Planning des projets Entités liées : Actions, documents, Contacts (avec rôles), Interventions (et ingrédients liés), mouvements de stock. Gestion des données complémentaires II – Suivi des temps de travaux Le concept “Temps de travail” (conso) Enregistrement des temps de travaux La gestion des Comptes-Rendus d'Activité (CRA) III - Analyse des projets et reporting Comparaison planifié/consommé Rentabilité d'un projet, suivi financier Facturation d’un projet global ou par tâches Reporting : États disponibles pour le suivi des projets et temps de travaux

• Comptabilité base

  I – Concepts de base Généralités sur le plan comptable La décomposition d'une écriture en partie double (principes de base) Le mécanisme de la TVA (à l'encaissement ou sur les débits) II – Paramétrage comptabilité Les classes comptables Le plan comptable Les journaux Les taux de TVA Les imputations comptables Le classement comptable de la TVA Le classement comptable automatique des écritures Comptes bancaires III – Les fonctions de gestion comptable Écritures de décaissement et d'encaissement Encaissement des factures client et factures fournisseur Traitement des avoirs Remise de chèques Traitement des virements SEPA Relevés de compte et rapprochement bancaire Contrôle des justificatifs impactant la TVA Édition de la déclaration de TVA (formulaire CA3) Export des écritures comptables : génération du fichier XIMPORT

• Comptabilité avancée

  I – Concepts de base Comptabilité d'engagement v/s comptabilité de trésorerie Le plan comptable Principes de la comptabilité en partie double Le mécanisme de la TVA (à l'encaissement ou sur les débits) II – Paramétrage comptabilité Les classes comptables Le plan comptable Les journaux Les taux de TVA Les imputations comptables Les liaisons comptables avancées Le classement comptable de la TVA Le classement comptable automatique des écritures Comptes bancaires III – Les fonctions de gestion comptable Écritures de décaissement et d'encaissement Encaissement des factures client et factures fournisseur Ventilation des écritures Traitement des avoirs Remise de chèques Traitement des virements SEPA Relevés de compte et rapprochement bancaire Contrôle des justificatifs impactant la TVA Édition de la déclaration de TVA (formulaire CA3) Enregistrement de l'écriture de TVA (OD) Export des écritures comptables : génération du fichier XIMPORT Gestion des notes de frais Les programmes de contrôles comptable IV – Les fonctions avancées de gestion comptable La saisie d'une OD Reprise de l'existant (comptes comptables et imputations) - selon les cas. Adapter la comptabilité Gestan au plan comptable défini par l'expert comptable pour l'entreprise. Traitement des régimes spécifiques de TVA (Import/Export UE - Lien avec la DEB) Journal, balance, grand livre : exploitation Traitement des opérations de clôture, importation de la balance d’ouverture Assurer le suivi de trésorerie Traçabilité des modifications des écritures et des factures

• Gestion RH

  I – Obligations réglementaires Le registre unique du personnel La visite médicale de travail L'entretien annuel La gestion des congés La justification des éléments de paye II – Gestion RH avec Gestan Le suivi des parcours professionnels Gérer les échéances programmées (visites médicales, entretiens annuels) Le workflow de validation d'un compte-rendu d'entretien Le suivi des absences : gestion du planning, suivi par type d'absence Les demandes de congés et leur validation Gestion des comptes-rendus d'activité

• Comptabilité complémentaire

  I – Concepts de base Généralités sur le plan comptable La décomposition d'une écriture en partie double (principes de base) Le mécanisme de la TVA (à l'encaissement ou sur les débits) II – Paramétrage comptabilité Les classes comptables Le plan comptable Les journaux Les taux de TVA Les imputations comptables Le classement comptable de la TVA Le classement comptable automatique des écritures Comptes bancaires III – Les fonctions de gestion comptable Écritures de décaissement et d'encaissement Encaissement des factures client et factures fournisseur Traitement des avoirs Remise de chèques Traitement des virements SEPA Relevés de compte et rapprochement bancaire Contrôle des justificatifs impactant la TVA Édition de la déclaration de TVA (formulaire CA3) Export des écritures comptables : génération du fichier XIMPORT

• Gestion des matériels

  I – La gestion du parc machines Gestion des machines : opérations de base. Paramétrage, différences entre types de machines, enregistrement de tous types de machines II –La gestion des opérations de maintenance Gestion de la maintenance prévisionnelle : saisie des plans de maintenance, et des actions de maintenance ponctuelles prévisionnelles Gestion de la maintenance effective : saisie des interventions de maintenance effectives III – Gestion des locations Gestion courante des locations : locations monolignes v/s locations multiligne, génération automatique des documents de location (contrat de location, fiche location) Utilisation des kits machine (le cas échéant) Facturation des locations, et factures liées aux machines IV – Extensions notables L'extension INTEROR : la génération d'ordre de réparation sans nécessairement utiliser le concept de machine.

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